Acht tips om stress door email te voorkomen

Email: voor de één een zegen, voor de ander een vloek. Email kan natuurlijk een handig communicatiemiddel zijn, maar het kan ook een hoop werkstress veroorzaken:

1. email kan afleiden,
2. email zorgt voor extra werk,
3. email zorgt voor onnodig werk,
4. email achtervolgt je thuis.....

Zo maar een paar redenen waarom sommigen van ons door email gestrest kunnen raken. Het lijkt, alsof we er bijna niet aan kunnen ontsnappen. Email kan ontvangen worden op smartphones, tablets of computer, 24 uur per dag, zeven dagen in de week. Maar waarom ervaren we email als stress? Natuurlijk zijn er de ongemakken die ik hierboven heb opgesomd als redenen voor stress. Maar zijn zij de werkelijke oorzaak van stress?

Het belang van biologie en psychiatrie voor inzicht in email stress

Biologie en psychiatrie maken het mogelijk om diepere oorzaken van stress te vinden. Zo is uit biologisch en psychiatrisch onderzoek gebleken, dat een gebrek aan controle (over je werkzaamheden, je tijd, of je manier van werken) heel belangrijk is voor het krijgen van werkstress. Laten we nog eens kijken naar de vier redenen waarom email werkstress kan veroorzaken. Zouden daar redenen tussen zitten die met gebrek aan controle te maken hebben?

1. email kan afleiden
• je wordt gedwongen je aandacht van je eigenlijke werk te verleggen naar de inhoud van de email van een ander
2. email zorgt voor extra werk
• je kunt je hoeveelheid werk niet controleren
3. email zorgt voor onnodig werk
• je kunt niet bepalen welk werk je moet doen
4. email achtervolgt je thuis
• je kunt geen grenzen aanbrengen tussen werk en privé, omdat je werk je leven controleert in plaats van andersom

Zoals je ziet, hebben alle redenen waarom email stress veroorzaakt het gebrek aan controle als diepere oorzaak. Deze analyse laat mooi zien waarom het belangrijk is om de biologie en psychiatrie van stress te begrijpen. Daarom hebben we hoestresswerkt.nl dan ook opgericht!

Acht tips om emailstress te vermijden

Om email stress te voorkomen, moeten we dus oplossingen bedenken om controle terug te krijgen. Hier volgen acht tips om email stress aan te pakken.

1. Email is bedoeld om elkaar te informeren, niet om elkaar aan het werk te zetten. E-mails betreffen de prioriteiten van de afzender, niet die van de ontvanger. Stel zelf je prioriteiten vast en bepaal aan de hand daarvan of je aan het verzoek of opdracht van de afzender kan voldoen. Zo houd je de controle over je werk en je tijd.
2. Controleer email niet vaker dan twee keer per dag op vaste tijden. Veel mensen beginnen de dag met het controleren van hun email. Dat is niet handig, want dan begin je meteen met zaken die anderen belangrijk vinden, en niet met je eigen werk. Begin daarom je dag met het doornemen van je agenda en kijk wat je die dag voor werk te doen hebt. Controleer je email vlak voor de middagpauze en aan het eind van de middag.
3. Je hoeft niet meteen te reageren op een email. Kies zelf je moment uit wanneer je terug wilt schrijven. Reageren doe je op het moment dat het jou goed uitkomt. Zo hou je controle over je agenda. Het handige van email is, dat mensen op verschillende momenten emails kunnen versturen en lezen.
4. Verstuur zelf zo min mogelijk emails. Dan krijg je er ook minder terug en ben je minder tijd kwijt met mailen. Die tijd kun je beter aan je werk besteden.
5. Houd je emails zo kort mogelijk, “to the point”, en geef ze een duidelijk onderwerp. Op die manier weet de ontvanger meteen waar de email over gaat en de email zelf is duidelijk en gefocust. De ontvanger kan dan gerichter terugschrijven en dat is weer makkelijker voor jou.
6. Sorteer de emails in mappen en laat ze niet in je inbox staan. Efficiënt omgaan met emails betekent dat je meer tijd overhoudt voor andere zaken.
7. Bij dringende zaken is het beter om even bij iemand langs te lopen, of op te bellen. Directe communicatie gaat veel sneller.
8. Er zijn veel alternatieven voor email. Je kunt bijvoorbeeld ervoor kiezen om minder te emailen, maar meer gebruik te maken van groupware (waar je met meerdere personen aan dezelfde documenten kunt werken), sociale netwerkprogramma’s of communicatieprogramma’s voor conferenties.

De eerste drie aanbevelingen gaan specifiek over het behouden van controle over je werk. De andere vijf zijn ervoor om email gebruik efficiënter te maken (zodat je minder tijd kwijt bent met mailen) of om email geheel of gedeeltelijk te vervangen.

Email na werktijd en stress

In Frankrijk wordt stress door email heel serieus genomen. Daar is in 2016 bepaald, dat email na werktijd niet meer voor mag komen. Deze maatregel is genomen om het werknemers mogelijk te maken om los te komen van hun werk. Je zou dus als negende aanbeveling kunnen overwegen om afspraken te maken op het werk over email na werktijd. Je zou bijvoorbeeld kunnen afspreken, dat je na zes uur ’s avonds geen emails meer leest, behalve als er een deadline aan zit te komen. Hoe je afspraak eruit komt te zien, hangt natuurlijk van je werk af.

Er is nog veel meer over email na werktijd te zeggen. Je kunt er meer over lezen in een artikel op ons blog. Dit artikel laat zien waarom email na werktijd stress veroorzaakt, en is gebaseerd op wetenschappelijke studies.